FAKTURASKANNING MED IBISTIC

Ibistic Technologies utvikler og leverer et system for elektronisk fakturabehandling som driftes som SaaS (Software as a Service).

Virksomheten har alltid hatt følgende punkter sentralt i sin visjon og strategi. Det siste punktet er grunnlaget for at Ibistic fra starten har samlet kundenes fakturavolum og til rettelagt en rasjonell tjeneste mht. innsamling og digitalisering av fakturainformasjon.

Bidra til elektronisk handel basert på EDI (Electronic Data Interchange)

Unngå sløsning med papir

Miljøhensyn ved å digitalisere all informasjon som kan flyttes på papir

Bidra til økt fokus på hver enkelt virksomhets kjernevirksomhet

Samordne aktiviteter som spater bedrifter for tid og penger

Forenkle forretningsprosesser

OM REGISTRERING AV FAKTURADATA

Her skal vi konsentrere oss om de to første punktene. Felles for disse, er at de må behandles for å hente ut dataene elektronisk, slik at de kan brukes videre i et system for elektronisk fakturabehandling, altså i en digital fakturabehandlingsprosess.

REGISTRERING AV FAKTURADATAENE FRA DISSE, GJØRES MED TO METODER:

Mottak av fakturaer via Posten på papir med poståpning og forberedelse til skanning med fjerning av stifter, binders, unødvendig reklame etc. med skanning av papir til elektronisk bilde, TIFF.

Mottak av TIFF eller PDF via mail til invoicedrop.com, hvor fakturavedleggene automatisk løftes av mailen, tildeles en ID og sendes i en strøm til tolking og verifisering. Elektronisk tolking av innholdet i fakturaene. Tolkingen gjøres ved hjelp av OCR (Optical Caracter Recognition), i et system som gjenkjenner de verdiene systemet skal tolke og omgjøre til den tekst og de tall som er nødvendige for registrering av fakturaene.

SKANNING, TOLKING OG VERIFISERING AV FAKTURAER

I NORGE SENDES FAKTURAER, KREDITNOTAER OG PURRINGER HOVEDSAKELIG I 3 FORMATER:​

FÅ BEDRE FORSTÅELSE FOR SKANNE-, TOLKE- & VERIFISERINGSPROSESSEN SE VIDEOEN HER.

For at dere skal få en bedre forståelse for denne prosessen, har vi lagt ut denne videoen fra en av våre leverandører. Den gir et innblikk i hva prosessen innebærer.

FELLES FOR FORMATENE ER AT DE:

 

 

  • ​​Må tolkes (OCR-leses)

  • Dataene må verifiseres/kvalitetssikres

  • Dataene kan ikke garanteres å være 100 % korrekte. Vår garanti er 99,8 %. 

  • Arbeidet med dette er kostbart og arbeidskrevende å gjøre selv. 

  • Det krever spesiell kompetanse, og kan med fordel settes bort til profesjonelle leverandører.

  • Arbeidet er ulønnsomt og lite fremtidsrettet, og bør ikke satses på i dag, nå som EHF-formatet er på full fart inn i markedet.

VIL DERE VITE HVORDAN IBISTIC FUNGERE?

Få en gratis demonstration av Ibistic

  • Mottak, åpning, sortering og tilrettelegging av fakturaene for skanning

  • Skanning av fakturaene

  • Tolking/OCR-lesing av det skannede bildet TIFF av fakturaene

  • Maskinmessig evaluering av dataene

  • Manuell verifisering og korrigering av de tolkede dataene

  • Overføring av det elektroniske bildet og de digitaliserte fakturadataene

MOTTAK AV PAPIRFAKTURAER

Nasjonalt og internasjonalt sendes størsteparten av fakturaene på papir. Ibistic har knyttet til seg forskjellige leverandører som tilbyr sine tjenester i forskjellige områder, og vurderer fortløpende kvalitet og pris på disse tjenestene.

Siden ibistic har førstelinjesupport på tjenestene vi outsourcer til dyktige fagmiljøer, er vi helt avhengige av kvaliteten på disse tjenestene. Ibistic har en garanti for korrekt tolking (OCR) på 99,8 %. Vi nyter godt av en høyere leveringskvalitet, men selv den lille marginen er for arbeidskrevende, så vi søker alltid å hjelpe våre kunder i retning av 100 %. Derfor arbeider vi aktivt med våre underleverandører for å bedre kvaliteten på samarbeidspartnernes tjenester.

Skyer med digitale bilag.jpg
  • Vedlegget i mailen kan være et skannet bilde i  TIFF- eller PDF-format

  • PDF kan være generert i forskjellige systemer, og dermed ha forskjellige kvaliteter - mer eller mindre lesbart.

  • Det er alltid en fordel at fakturaen er systemgenerert. Det sikrer tolkekvaliteten og kvaliteten på dataene. 

  • Det er nær 20 forskjellige PDF-formater. Dette skaper utfordring mht. tolk

  • Om man skanner selv, er det viktig å skanne til sort/hvitt i 300 punkters oppløsning

  • Skanneren må trekke rett inn og helst ha funksjoner for både å rette bildet til å stå helt rett og en funksjon for croppping.

MOTTAK AV FAKTURA VIA MAIL (PDF / TIFF)

Alle Ibistics kunder har mulighet for å få en egen epostadresse for mottak av fakturaer via mail. De får tildelt en egen xxx@invoicedrop.com-adresse. Invoicedrop er en spesiell tjeneste som er utviklet av Ibistic for mottak av fakturavedlegg via epost.

Til denne tjenesten kan man skanne mottatte fakturaer selv og får dem tolket og verifisert med høyeste kvalitet. Leverandører kan også sende fakturaene direkte til den samme invoicedrop-adressen. Denne tjenesten sikrer at fakturaene blir levert automatisk i Ibistic Invoice System på samme måte, ferdig tolket og verifisert til en billige pris.

Behandlingen av PDF-fakturaer er på mange måter og i hovedsak lik den som er beskrevet på papir. PDF er i praksis som en ferdig skannet papirfaktura, altså et elektronisk papir. 

LOGG PÅ IBISTIC
FAVORITT-LINKER
NYTTIGE LINKER
ANDRE MEDIER

Be the first to know.

Subscribe to our newsletter

© 2019 Ibistic International A/S. All rights reserved
  • White LinkedIn Icon
  • White Twitter Icon
  • White Facebook Icon