La empresa danesa Forenede Service digitaliza 70.000 facturas

 

Julio 27, 2017

La empresa danesa Forenede Service digitaliza 70.000 facturas

 

Con una solución SaaS de Ibistic Technologies, United Service está en el proceso de digitalizar el manejo de facturas en el gran grupo de gran alcance. Todas las facturas están disponibles en un servidor central, lo que hace que el proceso de aprobación y el pago de facturas sean más seguros y manejables.

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Una de las empresas de servicios más grandes de los países nórdicos ha creado rápidamente un nuevo sistema electrónico de gestión de facturas. La distribución geográfica de la empresa va desde la zona más septentrional de Suecia hasta la zona más al sur de Jutlandia, por lo que la implementación y el mantenimiento rápidos y sencillos fueron un requisito clave para la nueva solución de facturación del Grupo.

La elección recayó en una solución SaaS de Ibistic Technologies, que ya ha brindado soluciones similares a un gran número de empresas comerciales y organizaciones públicas. La solución reúne los aprox. 70,000 facturas, United Service recibe anualmente, en un servidor central, desde el cual se distribuyen electrónicamente a las casi 20 subsidiarias del Grupo. Ofrece una descripción general del proceso de aprobación de facturas y crea seguridad en el flujo financiero, ya que la contabilidad puede seguir electrónicamente cada factura a lo largo del proceso de aprobación en la organización.

 

“Con oficinas en una gran área geográfica, nuestros requisitos clave eran comenzar rápidamente. Al invertir en una solución SaaS, podemos poner a los usuarios en funcionamiento tan rápido como podemos crearlos con nombre de usuario y contraseña. Da una fantástica dinámica y flexibilidad ".

 

 

- Carsten Clement, director financiero y ahora vicepresidente ejecutivo de Forenede Service

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SaaS crea visión general y seguridad. Hasta ahora, todas las facturas en la empresa se han manejado en papel y por correo postal o fax. La contabilidad ha recibido todas las facturas, las ha registrado y las ha enviado a la organización para su aprobación, después de lo cual las facturas se han devuelto a la contabilidad para su pago. Además de consumir mucho tiempo, es un proceso que hace imposible cualquier visión general y que, en principio, no contiene mecanismos de control confiables.

 

 

Al manejar las facturas electrónicamente, la empresa puede rastrear cada factura desde la recepción hasta el pago y así garantizar que todos los pagos se realicen a tiempo. Al mismo tiempo, las políticas para el proceso de aprobación pueden configurarse con respecto a quién puede aprobar las facturas y el monto que deben firmar los aprobadores individuales.

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“Estamos obteniendo un trato mucho mejor con todo el proceso de aprobación. Las políticas que podemos configurar en el sistema reflejan las reglas de aprobación que siempre hemos tenido, pero la diferencia es que con la solución electrónica estamos seguros de que se cumplirán. Fue uno de los requisitos cruciales de nuestra parte porque proporciona una gran seguridad ".

 

- Carsten Clement, director financiero y ahora vicepresidente ejecutivo de Forende Service

Sobre la empresa Forenede Service. Con 7 compañías y 7,500 empleados en Dinamarca y Suecia, el grupo es uno de los grupos de servicios más grandes en la región nórdica y sirve a algunas de las compañías más grandes. Forenede Service es una empresa familiar danesa con actividades dentro del Servicio de Instalaciones y Cuidado de la Salud, que incluye la limpieza, el cuidado y la operación de la cantina. El Grupo tiene su sede en Søborg, Copenhague y ha sido propiedad y está gestionado por el fundador Peer C. Krogh durante 50 años. Más información en: www.forenede-service.dk.

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